Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer ialah pengelola atau pengatur suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk memperoleh laba di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada dikala kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material.
Menurut buku, “EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer” ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis mempunyai definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, sanksi sampai evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan menciptakan acara.
Bentuk sebuah Event Organizer sendiri bantu-membantu telah di kenal di banyak sekali organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production). Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan kawasan tinggal kita, kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.
Jenis-jenis EO
Dilihat dari jenis program yang diadakan, E.O. sanggup dikategorikan menjadi:
- One Stop Service Agency: E.O. besar yang bisa menyelenggarakan banyak sekali jenis program sampai skala internasional sekalipun.
- MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan program berbentuk pertemuan.
- Brand Activation ; ialah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan brand di kalangan konsumen, dengan berinteraksi eksklusif ke sasaran marketnya.
- Musik dan Hiburan: E.O. yang mempunyai spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
- Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
- Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang hebat menciptakan pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.
- Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.
- Komunitas Event Organizer Indonesia, media promosi event untuk event dan bermacam acara.
Peran Event Organizer dalam dunia usaha
Perkembangan dunia perjuangan di Indonesia, remaja ini telah menunjukkan ke arah yang menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya banyak sekali bentuk tubuh perjuangan yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya ialah Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu suatu forum baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melaksanakan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan undangan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, sanggup di lihat dari keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, sehabis kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula kiprah orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung.
Tahap-tahapan menyelenggarakan Event
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan konsep yang terang dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:
1. Konsep yang menarik dan kreatif
2. Proses tahapan pembuatan event
3. Eksekusi event yang significant
4. Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam planning pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita harus menunjukkan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani melaksanakan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan kalau perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.
“Jelas itu sangat penting, alasannya ialah itulah sebuah EO harus mempunyai ide-ide kreatif. Kita tidak ingin menciptakan suatu program hanya sebatas program biasa. Tetapi alangkah baiknya kalau program tersebut sanggup menciptakan kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan program akan kita buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer).
Proses Tahapan Pembuatan Event
1. Mencari konsep yang kreatif.
2. Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
3. Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4 Membicarakan konsep dengan tim dan menciptakan denah aturan mainnya (Kerangka Pikiran), lalu menyusunnya dalam bentuk proposal.
5. Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan menciptakan daftar tujuan proposal.
6. Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7. Melakukan follow up terhadap proposal, dan menunjukkan batas waktu kepada calon sponsor.
8. Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9. Melakukan kontrak kepada semua pihak
10. Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
11. Jika diharapkan melaksanakan konferensi pers
12. Melakukan publikasi
13. Merekruit sesuai dengan kebutuhan
14 Siap melaksanakan loading dan jadinya eksekusi
Eksekusi Event Yang Signifikan
1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll..
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll.
3. Membuat rundown program yang dilarang ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4. Tepat waktu.
5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
8. Hasil program diliput di media cetak / elektronik
Demikian artikel Pengertian Event Organizer (EO) Lengkap supaya bisa bermanfaat
